1、为了加强商会的文件收、发与外来文件的有效管理，特制定本制度。

    2、文件的定义：文件分为广义与狭义文件两部分，狭义文件指商会收到和发出的红头文件及函；广义文件除了狭义文件部分，还包括商会内部会议记要，会员大会记要，国家政策、法律、 法规、商会章程及年度工作报告、调研报告、统计报告、重要事件备忘录、商会预算执行方案、草案、预算决算方案、预算执行情况报告等。

    3、本制度所说的文件管理制度是指广义的文件收发管理的规章制度。

    4、商会的文件收发由商会办公室统一负责，并由秘书专人管理。

    5、对外发出或收到外部的各类文件均要进行文件收发登记，并将信息记录到《文件收发登记表》中，按要求记清发文单位，文件号、时间、收文单位、时间、文件内容摘要等内容，字迹要清楚，具有文件的可追溯性。

    6、任何单位或个人要查询文件的信息和内容必须经主管领导批注后，方可进行登记查询，否则泄露商会的机密将承担责任。